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- El contrato o carta de encargo.

Es el documento por medio del que una empresa, sociedad o grupo de sociedades contrata la prestación de un servicio de auditoría laboral con el fin de determinar la situación jurídico-laboral y de Seguridad Social existente en la citada empresa, sociedad o sociedades contratante/s en un momento determinado. Es decir, es el compromiso de una empresa frente a un auditor laboral, solicitando que éste le haga un diagnóstico del cumplimiento de las normas laborales y de Seguridad Social en la empresa en un momento determinado.
En el informe ha de reflejarse no sólo el objetivo, en cuanto a conocer en qué situación de cumplimiento se encuentra la empresa a auditar, en lo referente a su situación jurídico-laboral y de Seguridad Social, sino también el alcance de la auditoría laboral, en el sentido de conocer los aspectos sobre los que incide la empresa, sobre si realmente se encuentra al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones laborales y de Seguridad Social; y dentro de ese alcance, el conocimiento por parte de la empresa del tiempo de duración y el costo de la auditoría.
Así, este contrato de encargo supone que por parte del auditor se asume una responsabilidad, no sólo ante el servicio prestado, sino también ante la exigencia del pago por dicho servicio.
La formalización de este contrato o carta de encargo tiene una trascendencia que se delimita en dos aspectos:

    1. La responsabilidad ante el servicio prestado.
    2. La responsabilidad del pago que ha de realizarse por el mismo.

Con este documento la empresa que ha solicitado la auditoría sólo puede pedir o exigir responsabilidad al auditor respecto de las contingencias o el alcance para el que ha de realizarse la auditoría y así, ha de quedar claro en el propio documento de contratación de dichos servicios.
Este tipo de contrato supone la necesidad de una planificación de la actividad auditora. Planificación que significa que ha de existir una estrategia global del trabajo en base al objetivo y al alcance del encargo y, sobre todo, en base a la forma en que se espera que responda la empresa que lo ha solicitado
La planificación de la auditoría ha de tener en cuenta los siguientes aspectos:

  1. El negocio de la entidad (a la que se dedica la empresa).
  2. El sector de actividad en que se desenvuelve.
  3. el producto o servicio que la empresa comercializa.
  4. La situación económica de la empresa (el factor producción, el número de trabajadores, etc., influye directamente en la economía).
  5. La situación del mercado.

Estas situaciones dan una visión de conjunto del tipo y complejidad de la contratación laboral en la negociación colectiva e individual, en el diseño de la prevención de riesgos laborales, en la elección de la representación de los trabajadores; y ello enfocado también a la relación con los organismos de la Seguridad Social.
La planificación generará la necesidad de la elaboración de un cuestionario o programa de auditoría que servirá de guía a lo largo de todo el desarrollo de la propia auditoría laboral, que concluirá en ese informe que el auditor realizará.
La planificación que ha de hacer el auditor se fundamentará necesariamente en cualquiera de los temas de la fotocopia que recoge el objetivo y alcance de una auditoría laboral general puede ser objeto de una auditoría laboral. Los más frecuentes son:

  1. Estructura del personal y contratación.
  2. Estructura salarial.
  3. Sistema y tiempo de trabajo.
  4. Seguridad Social.
  5. Prevención de riesgos laborales.

El desarrollo de la planificación deberá estar debidamente documentado y tendrá que contener los siguientes aspectos:

  1. Los términos del contrato de auditoría.- para qué se hace la auditoría, lo que se ha encomendado hacer (ámbitos).
  2. Los criterios laborales, las leyes y los reglamentos aplicables (normativa).
  3. La identificación de aquellas áreas o aspectos más significativos que requieran una especial atención, como por ejemplo el sistema de contratación.
  4. La identificación del riesgo de auditoría, es decir, la probabilidad de error de cada componente relativo a la información financiera.
  5. El grado de fiabilidad que se espera atribuir a los sistemas de control interno.
  6. La Naturaleza y amplitud de las pruebas de auditoría a aplicar.
  7. El trabajo de los responsables de recursos humanos, para ver si esas personas han participado directa o indirectamente en lo que se denomina auditoría externa.
  8. Dejar constancia, si se produce, de la participación de expertos, es decir, si se hace necesaria la intervención de expertos en el caso de que el auditor no entienda algún aspecto, para que éstos se lo aclaren. (por ejemplo, si hay un absentismo laboral, un experto ha de determinarlo, explicarlo).

- El programa de auditoría.

Podemos definirlo como aquellos procedimientos que como mínimo deberán ser llevados a cabo para conocer que las obligaciones de la empresa auditada están siendo cumplidas.
El programa de auditoría necesariamente ha de fundamentarse en contar con la máxima información acerca de la empresa que se va a auditar; de ahí que toda la documentación que se haya solicitado a la empresa haya de estar reflejada en los papeles de trabajo, detallando y especificando la evidencia obtenida y las conclusiones finales. Para ello, el auditor deberá preparar un programa escrito de auditoría en el que se indiquen los procedimientos que se precisan para llevar a cabo ese plan global de la auditoría. En ese programa el auditor puede incluir los objetivos de la auditoría por parcelas, áreas o departamentos de la empresa y ha de ser suficientemente detallado.
Los objetivos del programa de auditoría consisten en determinar si la información aportada por la empresa cumple los requisitos necesarios, establecidos por la legislación, y si no existen errores materiales de consideración.
Por tanto, el auditor tiene dos formas de solicitar esa información a la empresa:

  1. la documentación e información de las personas internas de la empresa que conozcan la situación de la misma a nivel laboral y de Seguridad Social
  2. el departamento de RRHH

Son los aspectos material y de personal.
Los documentos laborales y de Seguridad Social de la empresa son el instrumento básico para el desarrollo de la auditoría laboral, por ello antes de iniciar el servicio (el informe o contrato de encargo) el auditor deberá solicitar este tipo de documentos, pues de alguna manera será el utensilio obligado y necesario que empleará para llevar a cabo su informe de auditoría. Consecuentemente, con ello el auditor sólo podrá reflejar en el informe aquello que realmente haya comprobado mediante los documentos solicitados.
Si por cualquier circunstancia la empresa no facilitase al auditor determinados documentos que a su entender fueran necesarios para completar o garantizar la objetividad del informe solicitado, el auditor deberá hacerlo constar en su informe.
De todo ello se deriva que el auditor ha de guardar una confidencialidad estricta, sujeta a responsabilidad, sobre los documentos que la empresa le facilita.
Datos que deben obrar en el informe:

  1. Datos generales de la empresa.- la escritura de constitución si se trata de una sociedad, centros de trabajo, organigrama…
  2. Normativa aplicable a la empresa.- ante quien nos encontramos, dónde se enmarca jurídicamente la empresa…
  3. Estructura de personal.- contratación, tipos…
  4. Estructura salarial.- nóminas de los trabajadores (generalmente d los últimos 6 meses), número de trabajadores, situación, condición, antigüedad, trabajadores pendientes de pago…
  5. Sistema y tiempo de trabajo.- tipo de calendario laboral, lista de horas extraordinarias…
  6. Existencia de modificaciones en los contratos de trabajo, suspensión o extinción de la relación laboral…
  7. Representación legal de los trabajadores.- si es necesaria en esa empresa, celebración de las últimas elecciones…
  8. Obligaciones y su cumplimiento en materia de Seguridad Social.- boletines de cotización, altas, variación de datos, causas…
  9. Existencia del conocimiento por parte de los trabajadores del sistema de prevención de riesgos laborales…

Es una generalidad de necesaria existencia en la empresa.

- La evidencia.

Cuando hablamos de que algo es evidente parece que estamos admitiendo una realidad acorde con una serie de aspectos, situaciones, que hace que el hecho que estamos enjuiciando se corresponda con algo evidente.
En el ámbito de la auditoría laboral la evidencia que va a adquirir el auditor supone la convicción razonable de éste de que  toda la documentación y datos laborales que han sido expuestos por la empresa a auditar son acordes a los hechos laborales que de ellos se extraen, así como las circunstancias en que se han producido.
Por tanto, la naturaleza de la evidencia la constituyen todos los hechos y aspectos susceptibles de ser verificados por el auditor.
En términos generales, el auditor conocerá a través de unas pruebas la existencia de determinadas situaciones laborales que concurren dentro de la propia empresa y que generalmente se dan en el ámbito de la contratación laboral...
La evidencia de una prueba puede darse en una circunstancia que para el auditor no sea suficientemente coherente; y es necesaria una evidencia suficiente, que supone para el auditor el nivel de credibilidad, de evidencia, que debe obtener a través de las pruebas, para llegar a conclusiones razonables sobre los aspectos que se someten a su examen. Conclusiones razonables en el sentido de coherentes con los resultados obtenidos de las pruebas practicadas. El auditor ha de tener en cuenta el coste que supone la obtención de un nivel de evidencia y de utilidad final de los resultados probables que obtendría.
La evidencia también ha de ser adecuada. “Adecuación” es una característica cualitativa de la evidencia. “Suficiencia” tiene un carácter cuantitativo.
Adecuación= cualificación (los aspectos más importantes, más evidentes).
Suficiencia= cuantitativo.
Por tanto, la evidencia es adecuada cuando sea útil al auditor para remitir su informe profesional. Es por ello por lo que el auditor debe valorar todos los procedimientos que aplica para la obtención de la evidencia sean los más convenientes; así como que las circunstancias  del entorno invalidan los mismos. La convergencia de ambos factores (procedencia de la obtención de la evidencia y circunstancias del entorno en que se produce) permiten afirmar que la evidencia obtenida es la adecuada.
Hay dos criterios que afectan a la suficiencia (cantidad) y a la calidad (adecuación) de la evidencia a obtener, criterios que también afectan a la realización de la auditoría, que son lo denominados:

  1. importancia relativa
  2. riesgo probable

Conjuntamente han de servir para la formación de ese informe profesional.
La importancia relativa puede considerarse como la magnitud o naturaleza de un error en la información laboral, que hace probable que el juicio de una persona razonable pudiera haber sido influenciado como consecuencia de un error u omisión.
El riesgo probable supone la evaluación de un error que puede cometerse por la falta absoluta de evidencia respecto a una determinada situación.
Para la evaluación del riesgo probable debe considerarse el criterio de la importancia relativa. Y viceversa.
La obtención de la evidencia supone la existencia de unos documentos como soporte de las actuaciones que ha tenido la empresa, durante ese tiempo a auditar, de las declaraciones de empleados y directivos, de los sistemas internos y de transmisión de instrucciones, de la transmisión de los procedimientos de la empresa para lograr sus objetivos… Esta evidencia obtenida deberá recogerse en los papeles de trabajo del auditor como justificación y soporte del trabajo efectuado.
En definitiva, la obtención de la evidencia se materializará en ese informe profesional, que ha de estar fundamentado en todo lo que el auditor ha solicitado de la empresa y que sido recibido por este mismo.

- Métodos para obtener la evidencia: a través de las pruebas.

  1. A través de la inspección.- el auditor examinará los documentos que le ha proporcionado la empresa. De la inspección sacará una conclusión, que equivale a un determinado grado de confianza, en el sentido de que esa inspección documental generará una evidencia para el auditor que ha sido conducida y mantenida por terceros.
  2. La observación.- se observa que el proceso o procedimiento efectuado por terceros (INEM, bancos…) es ajustado a derecho y que ese documento, de alguna manera, ha sido obtenido por la empresa.
  3. Las preguntas.- el auditor puede obtener información de las personas que están dentro o fuera de la empresa, pero que tengan los conocimientos apropiados para responder. Esto supone que el auditor va a confirmar por los propios trabajadores o por el propio personal de la empresa que la documentación o información obtenida es correcta. Esto se equipara a lo que puede hacer o hará la Inspección de Trabajo, es una forma preventiva de lo que ésta haría.
  4. La confirmación.- el propio auditor puede supeditar que la empresa le confirme por escrito la situación real de uno o varios aspectos o situaciones acerca de los que el auditor duda de su legalidad. Esto supone que el auditor no está muy convencido de la documentación aportada por la empresa.
  5. Los cálculos.- consisten en la comprobación de la exactitud aritmética de los registros. Esto quiere decir que todos los trabajadores están debidamente dados de alta, se cumplen todas las exigencias legales a nivel de obligaciones laborales y de Seguridad Social y no existe ningún tipo de irregularidad o anomalía en el cumplimiento de las relaciones laborales.

La evidencia ya está constatada y surgen entonces los papeles de trabajo, que son los registros que mantiene el auditor, independientemente de los procedimientos y pruebas realizados, así como de la información obtenida y las conclusiones alcanzadas como resultado de su trabajo.
Los papeles de trabajo incluyen o pueden incluir:

  1. Programas de procedimiento
  2. Análisis detallados de la información aportada
  3. Extracto de documentos, donde el auditor afianza su criterio
  4. Resúmenes de reuniones
  5. Y cualquier otro tipo de información obtenida por el auditor.

De ahí que en los papeles de trabajo el auditor haya de reflejar su conocimiento sobre la teoría y la práctica jurídico-laboral de la situación planteada por la empresa y su actividad, para analizar las complejidades existentes en la empresa y reconocer lo esencial, aquello que realmente la empresa ha de subsanar, corregir o modificar.
Su informe supondrá un diagnóstico real del cumplimiento de las obligaciones laborales y de Seguridad Social en un determinado momento por parte de la empresa, momento en el que se lleva a cabo la auditoría laboral.

Ibermutuamur

Documentación de prevención de riesgos laborales elaborada por Ibermutuamur Corporación mutua


 

 
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