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¿Qué es una auditoría?
Orígenes de las auditorías
Uno de los orígenes de las actuales auditorías de gestión, entre las cuales se encuentra las auditorias de gestión de la prevención, son las auditorias contables. A partir de ellas, en los años cincuenta se empieza a ampliar el uso de las auditorias a la calidad.
En los años sesenta y setenta las auditorías de calidad son comúnmente aceptadas en las empresas. Desde 1979, con la publicación de la norma BS 5750 (origen de la ISO 9000), urge el actual concepto de auditoría de sistemas de gestión, que posteriormente será traspasado a la gestión medioambiental y en la actualidad a la gestión de la prevención de riesgos laborales.
Definición de auditoría
Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener registros, declaraciones de hechos u otra información pertinente y evaluarlos objetivamente para determinar en ue medida se cumplen los requisitos especificados. (Norma UNE-EN ISO/IEC 17000:2004).
Nota: un requisito es una necesidad o expectativa establecida. En las auditorias reglamentarias, los requisitos a cumplir estarían fijados por la normativa legal de aplicación.
Otra definición de auditoria, y esta vez es una definición legal, la encontramos en diversos artículos del Reglamento de los Servicios de Prevención (RD 39/1997) que establecen que “la auditoría es un instrumento de gestión que persigue reflejar la imagen fiel del sistema de prevención de riesgos laborales de la empresa, valorando su eficacia y detectando las deficiencias que puedan dar lugar a incumplimientos de la normativa vigente para permitir la adopción de decisiones dirigidas a su perfeccionamiento y mejora.
Para el cumplimiento de lo señalado en el apartado anterior, la auditoría llevará a cabo un análisis sistemático, documentado y objetivo del sistema de prevención. Las personas físicas o jurídicas que realicen la auditoría del sistema de prevención de una empresa no podrán mantener con la misma vinculaciones comerciales, financieras o de cualquier otro tipo, distintas a las propias de su actuación como auditoras, que puedan afectar a su independencia o influir en el resultado de sus actividades”.
En ambas podemos ver elementos comunes que identifican las características básicas de un proceso de auditoria.
Sistemático, se audita de forma ordenada y con una secuencia metodológica, que se repite periódicamente en el tiempo.
Independiente, el auditor es imparcial y sin vinculación alguna con la empresa.
Documentado, se registran los resultados en un informe.
Objetivo, se evalúan evidencias concretas.
Analiza resultados, no es un mero examen, se evalúa la efectividad de lo auditado.
Una característica propia de las auditorias reglamentarias del sistema de prevención es que, tal y como se verá más adelante, estas pueden ser voluntarias u obligatorias. Podemos adelantar que las auditorias serán obligatorias para las empresas que desarrollen las actividades preventivas con recursos propios o combinando recursos propios y ajenos.
¿Auditorias o inspecciones?
No es lo mismo una auditoría que una inspección. Estos dos conceptos son fácilmente confundidos, tanto en el marco teórico como en el práctico.
Una inspección es el “examen de un proceso o instalación y determinación de su conformidad con requisitos específicos o, sobre la base del juicio profesional, con requisitos generales”. En una inspección se analiza un proceso, equipo o sistema valorando como
está funcionando en ese momento, no antes ni después. Es un análisis del cumplimiento de los requisitos en un momento puntual.
La primera diferencia que existe entre ambos conceptos es que, al contrario que en una inspección, la auditoria analiza el funcionamiento del sistema de prevención, por lo que dicho análisis no puede ser realizado de forma puntual. En las auditorias no se busca el cumplimiento o incumplimiento en un determinado momento, sino que se busca la eficacia del sistema a lo largo de un período de tiempo.
La segunda diferencia es que la auditoría busca, a través del análisis del pasado, soluciones para el futuro. Se analizan los fallos del sistema, no de las personas que los cometieron, ya que, si éstos existieron fue porque el sistema se lo permitió o no funcionó
adecuadamente. En cambio la inspección se limita al presente, no profundiza en el pasado ni se proyecta en el futuro.

Tipos de auditoría
Internas.

Las auditorías internas también son conocidas como auditorías de primera parte. Se llevan a término para satisfacer una necesidad interna de la organización. Pueden realizarse por personal de la propia organización o por personal de entidades contratadas por la organización para evaluar internamente su sistema de gestión de la prevención. El empleo de personal externo no implica que la auditoría pase a ser una auditoría externa.

Externas
Las auditorías externas engloban a las auditorías de segunda y a las de tercera parte. Ambas, sirven para satisfacer una necesidad externa a la organización y su función es la de proporcionar información a terceros sobre la gestión de la empresa auditada.
La diferencia entre las auditorías de segunda y las de tercera parte es que para las de segunda se llevan a cabo por la parte que tiene un interés en la organización, como podría ser un cliente que, antes de contratar con otra empresa, desea verificar si ésta cumple
con la normativa de prevención. En cambio, las auditorías de tercera parte se llevan a cabo por organizaciones auditoras independientes y externas a la empresa auditada, y de quien debe recibir el informe de auditoría.
La auditoría reglamentaria de prevención es un claro ejemplo de auditoría externa o de tercera parte.
Diferencias y semejanzas entre auditorías de gestión y auditorías reglamentarias
Una auditoría de prevención o reglamentaria conceptualmente es una auditoría de gestión, con lo que auditorías reglamentarias y de gestión no se diferencian en este aspecto. La diferencia entre ambas hay que buscarla en la norma de soporte, es decir, la norma
bajo la cual se va a auditar al sistema.
Así, a diferencia de una auditoría reglamentaria, las auditorías de gestión se realizan de acuerdo a las normas de gestión aplicables. Por ejemplo, las auditorías de gestión de la calidad conforme a la norma ISO 9001 o auditorías de gestión de la seguridad y salud de los trabajadores conforme a la norma OHSAS 18001.
En cambio, la auditoría reglamentaria no se realiza en base a una norma sino sobre la base de la legislación aplicable a la organización. Tal y como establece el artículo 30.1 del reglamento de los servicios de prevención, “la auditoría es un instrumento de gestión que persigue reflejar la imagen fiel del sistema de prevención de riesgos laborales de la empresa, valorando su eficacia y detectando las deficiencias que puedan dar lugar a incumplimientos de la normativa vigente para permitir la adopción de decisiones dirigidas a su perfeccionamiento y mejora” (artículo 30.1 del Reglamento de los Servicios de prevención).
”El objetivo no es verificar que se cumple una norma de gestión, como pasaría en una auditoría de OHSAS 18001:2007, sino detectar incumplimientos de la normativa vigente.

¿Cuándo debo someterme a ella?
Auditorías voluntarias y obligatorias
Como se había adelantado, existen auditorías voluntarias y obligatorias.
Auditorías obligatorias:
Cuando la empresa haya optado por desarrollar toda la actividad preventiva a través de uno o varios servicios de prevención ajenos, no estará obligada a realizar la auditoría reglamentaria.
Si la empresa no desarrolla toda la actividad preventiva a través de servicios de prevención ajenos realizará parte de dicha actividad preventiva con recursos propios. La parte que realiza con recursos propios es la que estará sometida a auditoría. Se consideran
recursos propios los siguientes:
• Que el empresario haya asumido personalmente la actividad preventiva de la empresa (opción válida para empresas de 6 o menos trabajadores).
• Se haya designado uno o varios trabajadores para ocuparse de la actividad preventiva.
En los dos casos anteriores, las empresas pueden verse exoneradas de realizar la auditoría si se cumplen las siguientes condiciones: a. Sus actividades no están incluidas dentro del Anexo I del Reglamento de los Servicios de Prevención (actividades de especial peligrosidad). b. Realizan una notificación a la Autoridad Laboral con la información precisa y conforme al modelo establecido al efecto.
• Se haya constituido un servicio de prevención propio.
• La empresa esté adscrita o forme parte de un servicio de prevención mancomunado.
En el caso de que la empresa opte por desarrollar una parte de la actividad preventiva con uno o varios servicios de prevención y asuma el resto con recursos propios, la parte realizada con recursos propios deberá someterse a auditoría. Por ejemplo, una empresa que constituye un servicio de prevención propio asumiendo las disciplinas de Seguridad e Higiene y concertando con un servicio de prevención ajeno las disciplinas de Vigilancia de la Salud y Ergonomía y Psicosociología Aplicada. En este caso la empresa deberá someter a auditoría las actividades preventivas desarrolladas por el servicio de prevención propio y verificar cómo se coordinan con las actividades realizadas con el servicio de prevención ajeno.
Un caso especial de auditoría obligatoria son aquellas cuya realización ha sido requerida por la Inspección de Trabajo o por la autoridad laboral.
Auditorías voluntarias
Las empresas podrán someter con carácter voluntario su sistema de prevención al control de una auditoría o evaluación externa para permitir la adopción de decisiones dirigidas a su perfeccionamiento y mejora.
Las auditorías voluntarias podrán realizarse en aquellos casos en que la auditoría externa no sea legalmente exigible o, cuando siéndolo, se realicen con una mayor frecuencia o con un alcance más amplio al exigido por la normativa de referencia.
La primera auditoría
La primera auditoría del sistema de prevención de la empresa deberá llevarse a cabo dentro de los doce meses siguientes al momento en que se disponga de la planificación de la actividad preventiva.
Las repeticiones
La auditoría deberá ser repetida cada cuatro años, excepto cuando se realicen actividades incluidas en el Anexo I del Real Decreto 39/1997 por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención (actividades de especial peligrosidad), en que el plazo
será de dos años.
En todo caso, deberá repetirse cuando así lo requiera la autoridad laboral, previo informe de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social y, en su caso, de los órganos técnicos en materia preventiva de las comunidades autónomas, a la vista de los datos de siniestralidad o de otras circunstancias que pongan de manifiesto la necesidad de revisar los resultados de la última auditoría.

¿Para qué sirve?
Tiene dos utilidades básicas e íntimamente interrelacionadas, cumplir con la obligación legal de realizar una auditoría y mejorar la gestión de la prevención de la empresa u organización.
La primera utilidad sin la segunda queda vacía de contenido y sentido, pues las auditorías en general y muy especialmente las auditorías reglamentarias de prevención, tienen por función:
• Ser un instrumento de gestión del sistema de prevención de riesgos laborales de la empresa, con la consecuente reducción potencial del número de accidentes y costes derivados
• Valorar la eficacia del sistema y detectan las deficiencias que puedan dar lugar a incumplimientos de la normativa vigente.
• Proporcionar información a la empresa para que esta adopte decisiones dirigidas al perfeccionamiento y mejora de su sistema.
• Permitir demostrar ante terceros el grado de adecuación y eficacia de su sistema de gestión de la prevención, aportando un valor añadido de confianza.

¿Quién puede realizarlas?
El propio reglamento de los servicios de prevención establece los requisitos que deben cumplir los auditores, así que:
1. Pueden realizarla personas físicas o jurídicas, previa autorización de la Autoridad laboral competente del lugar donde radiquen sus instalaciones principales. Estas autorizaciones pueden tener un ámbito geográfico limitado (la comunidad autónoma donde ha dado la autorización) o nacional.
2. Estas personas no podrán mantener con la empresa auditada vinculaciones comerciales, financieras o de cualquier otro tipo, distintas a las propias de su actuación como auditoras.
3. No podrán realizar para la misma o distinta empresa actividades de coordinación de actividades preventivas, ni actividades en calidad de entidad especializada para actuar como servicio de prevención, ni mantener con los servicios de prevención vinculaciones comerciales, financieras o de cualquier otro tipo, con excepción de las siguientes:
a. Que la persona o entidad auditora haya concertado con uno o más servicios de prevención ajenos la realización de actividades preventivas en su propia empresa.
b. Que hayan sido contratados por un servicio de prevención ajeno para realizar la auditoría de su propio sistema de prevención.
4. Han de poseer un conocimiento suficiente de las materias y aspectos técnicos objeto de la misma y contar con los medios adecuados para ello. Cuando la complejidad de las verificaciones a realizar en la empresa auditada lo haga necesario, los auditores podrán recurrir a otros profesionales que cuenten con los conocimientos, medios e instalaciones necesarios para la realización de aquéllas.

Ibermutuamur

Documentación de prevención de riesgos laborales elaborada por Ibermutuamur Corporación mutua


 

 
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