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Estás en: Inicio > Artículos técnicos > ¿Como se desarrola una auditoría? ¿Cuáles son las etapas de una auditoría?

El proceso lo inicia la empresa cuando contacta con la organización auditora y le solicita la realización de una auditoría de su sistema de gestión de la prevención. Una vez recibida la solicitud, es crítico que la organización auditora reúna la información esencial de su cliente para poder conocerlo, así como para identificarle sus necesidades.
Los pasos a dar por parte de la organización auditora podrían ser los siguientes:
Conocer a la empresa
• Actividad productiva y sector empresarial.
• Principales procesos, equipos y materias primas empleadas. Actividad constante o por temporada.
• Modalidad preventiva
Actividades asumidas con recursos propios.
Actividades concertadas con servicios de prevención ajenos
• Número de centros de trabajo
• Trabajadores por centro
Trabajadores fijos, subcontratados y por Empresas de Trabajo Temporal (ETTs).
Trabajo o no a turnos y número de turnos.
Horario y jornada laboral.
• Existencia o no de representantes de los trabajadores.
• Legislación específica del sector y convenio colectivo aplicable.
• Ubicación sede principal, direcciones, teléfonos y personas de contacto, etc.
Cuanta más información disponga el equipo auditor antes de comenzar la auditoría, más eficaz será el desarrollo de la misma.
Definir el propósito de la auditoría
• Es una auditoría inicial o periódica.
• Es voluntaria, obligatoria por plazo o a requerimiento de la autoridad laboral.
Definir el alcance
El alcance establece y delimita los límites de la auditoría, lo que entra dentro del proceso y lo que queda fuera. En las auditorías de gestión, en teoría los límites podrían ser geográficos (sólo se auditan los centros de Mallorca), temporales o funcionales (se audita la actividad de construcción de la empresa y no se audita la de hostelería). Normalmente, el alcance se suele definir de común acuerdo entre auditor y auditado.

En una auditoría reglamentaria, no se puede limitar geográficamente el alcance. La normativa sólo permite limitar el alcance en los aspectos temporales y funcionales y siempre dentro de unos parámetros ya definidos en la propia norma. Estos parámetros serían los siguientes:
• Aspecto temporal
– Auditorías iniciales: de la fecha de la planificación de la actividad preventiva hasta la realización de la auditoría.
– Auditorías periódicas: de la fecha de la última auditoría hasta la realización de la auditoría.
– Auditoría a requerimiento: de la fecha señalada en el propio requerimiento, o en defecto de la misma la fecha de la planificación de la actividad preventiva, hasta la hasta la realización de la auditoría.
• Aspecto funcional
– Se auditan todas las actividades de la empresa, o lo que es lo mismo, todas las actividades que se realizan bajo un mismo CIF.
– Se auditan todas las actividades preventivas realizadas con recursos propios, con lo que inicialmente quedarían fuera las actividades concertadas con servicios de prevención ajenos.
– Determinar, los recursos materiales y humanos que serán precisos para el proceso auditor, así como su duración y coste.
• Es fundamental, definir el o los equipos auditores precisos. En cada equipo como mínimo ha de haber un Auditor jefe.
– Auditor/es jefes. Dirigen el equipo.
– Auditor/es. Siguen las instrucciones del Auditor Jefe.
– Experto/s. Sólo asistirán cuando el auditor jefe prevea, por la complejidad del sector u otros factores, que es precisa su asistencia. Son asesores del equipo auditor en algún aspecto específico, por lo que no es preciso que estén durante toda la auditoría.
– Observador/es. No forman parte del equipo auditor, son auditores en proceso de formación.
Con la información anterior, se prepararía un presupuesto para realización de la auditoría. Una vez revisado y aceptado por el cliente, se formalizaría por contrato la realización de la auditoría.

Preparación
Recabar información adicional

Una vez que la empresa ha contratado la auditoría, la organización auditora tiene la responsabilidad de planificar el proceso de auditoría. Para ello deberá recabar información adicional a la que ya dispone, de modo que podría solicitar:
Ampliación de la información sobre:
• Los procesos, equipos y materias primas empleadas.
• Organigrama interno de la empresa.
• Normativa específica aplicable al sector.
Memorias y programaciones anuales del servicio de prevención ajeno y las memorias de los servicios de prevención ajenos.
Plan de prevención.
Evaluaciones de riesgos.
Planificación de la actividad preventiva.
Informes de auditoría previos.
En ciertas circunstancias, por el carácter confidencial de la información solicitada, la empresa podría tener reticencias a que la misma salga de su organización. En estos casos el auditor jefe puede determinar la realización de una visita previa al lugar para revisar la documentación y los registros solicitados, al objeto de obtener una visión general del funcionamiento del sistema. En otras ocasiones, la revisión de las informaciones y documentaciones solicitadas se puede posponer hasta el inicio de las actividades in
situ, siempre y cuando el auditor jefe tenga el convencimiento que no se perjudicará la eficacia de la realización de la auditoría.
Otra opción sería la firma de un compromiso de confidencialidad previo.
Redactar el plan de auditoría
Un plan de auditoría es una guía de trabajo para el auditor y para la empresa. Facilita el establecimiento de los horarios y la coordinación de las actividades de auditoría y garantiza que todas las actividades sean eficazmente realizadas, para que no se produzcan
duplicidad de esfuerzos y que se cumplan los plazos de tiempo que se hayan establecido. Además formaliza el acuerdo entre el cliente, el equipo auditor y el auditado, respecto a la realización de la auditoría. Su cumplimiento constituye una prueba frente a terceros del trabajo desarrollado, una garantía de calidad del mismo y constituye un método de supervisión del proceso auditor.
El Plan de auditoría no debe ser un documento extenso. Su nivel de detalle debería ser flexible y consecuente con el alcance de la auditoría y el grado de complejidad de la organización auditada. Como mínimo debería incluir los siguientes aspectos:

Identificación de la empresa auditora y auditada.
La identificación del representante del auditado en la auditoría.
Los objetivos de la auditoría.
El alcance de la auditoría, incluyendo la identificación de las unidades de la organización y unidades funcionales y los
procesos que van a auditarse.
Los criterios de auditoría y los documentos de referencia.
Identificación del equipo auditor, con su cualificación, funciones y responsabilidades.
Calendario de la auditoría, con las fechas, lugares y horarios donde se van a realizar las actividades de la auditoría in situ, incluyendo las reuniones con la dirección del auditado y las reuniones del equipo auditor.
Documentos y registros que deben estar a disposición del equipo auditor.
Recursos materiales necesarios.
Otros asuntos relevantes para el proceso de auditoría, como por ejemplo:
• El idioma de trabajo y del informe de la auditoría, cuando sea diferente del idioma del auditor y/o del auditado.
• Asuntos relacionados con la confidencialidad.
• Cualquier acción de seguimiento de la auditoría.
Remitir el plan de auditoría al auditado
El plan se presentará al auditado antes de que comiencen las actividades de la auditoría in situ para que pueda ser revisado y aceptado. Cualquier revisión del plan de auditoría debe ser acordado entre las partes interesadas antes de continuar el proceso.
Asignación de tareas al equipo auditor
El auditor jefe hará llegar a todos los componentes del equipo auditor una copia del plan de auditoría aceptado y aprobado por ambas partes. También asignará y comunicará a cada uno de ellos las actividades, procesos, funciones, lugares, áreas o actividades
específicos que deberán auditar. En las asignaciones deberá considerar su nivel de competencia, el uso eficaz de los recursos, así como las diferentes funciones y responsabilidades de los auditores (auditores jefe, auditores, auditores en formación, observadores y expertos técnicos).
Se pueden realizar cambios en la asignación de tareas a medida que la auditoría se lleva a cabo para asegurarse de que se cumplen los objetivos de la auditoría.

Preparación de los documentos de trabajo
Los miembros del equipo auditor, en función de las tareas asignadas y bajo la coordinación del auditor jefe, deberán preparar los documentos de trabajo necesarios, a utilizar como referencia y registro del desarrollo de la auditoría. Tales documentos pueden incluir:
Listas de verificación.
Formularios para registrar la información obtenida, como pueden ser las evidencias, los hallazgos de auditoría y los registros de las reuniones.
El uso de las listas de verificación o cuestionarios no deben constituir una limitación o impedimento al proceso de auditoría. En su empleo el equipo auditor no ha de ceñirse estrictamente a su contenido. Sólo son un método más para obtener y registrar información que puede y debe combinarse con otras fuentes, como entrevistas, notas de auditoría y copias de documentos y registros. El objetivo de las listas de verificación, los formularios y de cualquier otra herramienta para la gestión de la información, es el de registrar la información y los datos obtenidos en el proceso de auditoría.
Auditoría in situ
Realización de la reunión de apertura

La auditoría comienza con una reunión inicial (entre 15 y 30 minutos) entre el equipo auditor y el auditado. A ella deberían asistir, además del equipo auditor, la alta dirección y/o su representante, los representantes de los trabajadores (delegados de prevención), responsable del área médica (si han asumido con recursos propios la Vigilancia de la Salud), representantes de la modalidad preventiva escogida por la empresa (Servicio de Prevención Propio, Mancomunado,Trabajadores Designados), representantes de áreas y/o departamentos de la empresa.
El objeto de la reunión es aclarar todos los aspectos relacionados con el proceso auditor y, en su caso, matizar o modificar el plan de auditoría propuesto. Así, el propósito de una reunión de apertura es:
Presentar el equipo auditor al personal de la empresa auditada.
Revisar el plan de auditoría:
• Confirmar los objetivos, alcance y criterios de la auditoría.
• Calendario de reuniones a mantener con el auditado.
• Disponibilidad de los medios e instalaciones que precise el equipo auditor

Proporcionar un breve resumen de cómo se llevarán a cabo las actividades de auditoría.
• Formato y contenido del Informe Final de auditoría y fecha de entrega prevista y distribución que se hará del mismo.
• Recepción de la documentación aportada por la empresa.
• Duración prevista de las diferentes actividades de la auditoría.
• Riesgos del equipo auditor, medidas preventivas y EPIs a utilizar.
Confirmar los canales de comunicación entre equipo auditor y auditados
• Requisitos de confidencialidad
Proporcionar al auditado la oportunidad de realizar preguntas.
Comunicación durante la auditoría
Los miembros del equipo auditor deben comunicarse periódicamente para intercambiar información, evaluar el progreso de la auditoría y reasignar las tareas entre los miembros del equipo auditor según sea necesario.
En el caso de que existan representantes de los trabajadores en materia de seguridad y salud en el trabajo (delegados de prevención), el auditor jefe tiene la responsabilidad de que el equipo auditor se comunique con ellos para intercambiar y contrastar
información relativa al proceso de auditoría.
Durante la auditoría, el auditor jefe informará periódicamente al auditado sobre el avance de la auditoría y sobre cualquier inquietud que surja. Las evidencias recopiladas durante la auditoría que sugieran la existencia de un riesgo inmediato y significativo (por ejemplo, un riesgo grave e inminente para la seguridad de los trabajadores) deberán comunicarse sin demora al auditado.
Cualquier necesidad de cambios en el alcance de la auditoría que pueda evidenciarse a medida que las actividades de auditoría progresan, deberán revisarse y aprobarse por el auditor jefe y el auditado.
Recopilación y verificación de la información
El equipo auditor mediante entrevistas personales, observación de las actividades, el examen de la documentación y registros y cualquier otra herramienta que estime oportuna (como mediciones in situ de las condiciones de trabajo) busca las evidencias
necesarias que apoyen los hallazgos de auditoría, que posteriormente serán la base sobre la que se sustentarán las opciones de mejora, las desviaciones y las no conformidades del sistema de prevención, respecto a los criterios de auditoría establecidos.
Este proceso de recopilación y verificación de la información es crítico para la auditoría, pues sólo la información que es verificable puede constituir evidencia de la auditoría. De hecho, la búsqueda de la evidencia, es la auditoría en si.
Los métodos para recopilar esta información incluyen:

Trabajo de campo: entrevistas y observaciones de las actividades. El tiempo a dedicar a esta actividad debería estar entre el 75 y 80 % del tiempo de auditoría.
Revisión de documentos. . El tiempo a dedicar a esta actividad debería estar entre el 20 y 25 % del tiempo de auditoría.
No podemos olvidar lo que establece el artículo 30.3 del Reglamento de los Servicios de Prevención, que señala “…cualquiera que sea el procedimiento utilizado, la metodología o procedimiento mínimo de referencia deberá incluir, al menos:
a. Un análisis de la documentación relativa al plan de prevención de riesgos laborales, a la evaluación de riesgos, a la planificación de la actividad preventiva y cuanta otra información sobre la organización y actividades de la empresa sea necesaria para el ejercicio de la actividad auditora.
b. Un análisis de campo dirigido a verificar que la documentación referida en el párrafo anterior refleja con exactitud y precisión la realidad preventiva de la empresa. Dicho análisis, que podrá realizarse aplicando técnicas de muestreo cuando sea necesario, incluirá la visita a los puestos de trabajo.”
El empleo de muestreos, siempre que el tamaño de la organización los permita y aconseje, es una técnica válida y profusamente utilizada en las auditorías. El muestreo permite obtener conclusiones sobre las características de un conjunto de registros (población), a través del examen de un grupo parcial de ellos (muestra). A medida que el tamaño de la muestra se aproxima al tamaño de la población, mayor será la confianza de que la medida que se obtiene de la muestra refleja la población y menor será el grado de incertidumbre; Así, para que las muestras del sistema de prevención sean lo más representativas posible, hemos de conseguir reducir al mínimo el riesgo que queden sin identificar desviaciones y no conformidades del sistema. Esta es una técnica auditora perfectamente válida. Es importante destacar que el empleo de muestras en la auditoría, implica un cierto grado de incertidumbre en la auditoría y aquéllos que actúan sobre las conclusiones de la auditoría, deberán ser conscientes de dicha incertidumbre.
Por último, hay que señalar que la ausencia de datos, registros o documentos es una evidencia por si misma. Por ejemplo, no presentar durante la auditoría la evaluación de riesgos, para el equipo auditor es una evidencia de que no se ha realizado.
Generación de hallazgos de la auditoría
El equipo ha de revisar y verificar las evidencias obtenidas durante el proceso de auditoría para asegurarse de que son fiables.
Deben estar basadas en evidencias objetivas, no en meras suposiciones. Las evidencias obtenidas se evaluarán conforme a los criterios de auditoría, al objeto de generar los correspondientes hallazgos. Los hallazgos de la auditoría pueden indicar tanto
la conformidad como no conformidad con los criterios de auditoría o identificar una oportunidad para la mejora del sistema.
Durante las reuniones que realice el equipo auditor es fundamental que se revisen las evidencias y los hallazgos de la auditoría que hayan obtenido. Por ejemplo, durante el proceso de recopilación de información, se han encontrado las siguientes evidencias relacionadas con la formación de los trabajadores: en 7 de las 10 entrevistas realizadas a los trabajadores se ha detectado que no recordaban haber recibido formación en materia preventiva; en 12 de los 18 registros de formación revisados no se ha presentado evidencia de que los trabajadores hayan recibido formación en materia preventiva; los delegados de prevención manifiestan al equipo auditor que la empresa, tras años de pasividad, ha empezado a dar formación en materia preventiva durante la última semana. Todas estas evidencias, una vez evaluadas, configuran un hallazgo de la auditoría, que la mayor parte de la plantilla no ha recibido formación en materia preventiva y que se plasmará en una no conformidad.
Las no conformidades y las evidencias de la auditoría que las apoyan deben registrarse. Las no conformidades deberían clasificarse o categorizarse. Éstas deberán revisarse con el auditado, para obtener el reconocimiento de que la evidencia es exacta y que las no conformidades se han comprendido, con el fin de que sean aceptados los resultados de la auditoría. Se debería realizar todo el esfuerzo posible para resolver cualquier opinión divergente relativa a las evidencias y/o los hallazgos de la auditoría y deberían
registrarse los puntos en los que no haya acuerdo.
La categorización de las no conformidades se han realizar en función de criterios objetivos establecidos a priori y que forman parte de los criterios de auditoría.

Criterios para la categorización de las no conformidades
Una forma de categorizar las no conformidades es en Mayores y Menores.
No Conformidad Mayor (M): Incumplimiento total de un requisito. Un incumplimiento sistemático o un sumatorio de incumplimientos parciales que ponen en peligro la eficacia del sistema de gestión.
No Conformidad Menor (m): El incumplimiento específico de parte de un requisito. No se repiten sistemáticamente pero debilitan o pueden debilitar la eficacia del sistema de gestión.
Criterio para la formulación de no conformidades
Cada no conformidad debería contener los siguientes componentes principales: MAGNITUD (o dimensión del incumplimiento), DESCRIPCIÓN (objetiva del hecho), EVIDENCIA (o prueba del incumplimiento detectado) y REQUISITO LEGAL AFECTADO
Preparación de las conclusiones de la auditoría
El equipo auditor deberá reunirse antes de la reunión de cierre para:
a. Revisar los hallazgos de la auditoría y cualquier otra información recopilada durante la auditoría.
b. Acordar las conclusiones de la auditoría, teniendo en cuenta la incertidumbre inherente al propio proceso.
c. Preparar recomendaciones, si estuviera especificado en los objetivos de la auditoría.
d. Comentar el seguimiento de auditorías previas, si estuviera incluido en el plan de la misma.
Realización de la reunión de cierre
La reunión de cierre, presidida por el auditor jefe, se realiza para presentar los hallazgos y conclusiones de la auditoría, de tal manera que sean comprendidos y reconocidos por el auditado. Los participantes en la reunión de cierre deberían ser los mismos que intervinieron en la reunión inicial.
En el caso de haberse visitado distintos centros de trabajo, en atención a la complejidad y características de dichos centros, el equipo auditor podría realizar reuniones finales parciales y/o una global con la alta dirección.
Siempre que sea pertinente, se deberían presentar recomendaciones para la mejora y enfatizar que las recomendaciones no son obligatorias, que sólo son oportunidades para la mejora del sistema de gestión auditado.

Los puntos habituales a tratar en una reunión de cierre son:
1. Agradecimiento del equipo auditor por las atenciones y facilidades recibidas.
2. Explicar el compromiso de confidencialidad por parte del equipo auditor.
3. Relatar como se ha desarrollado el proceso de auditoría.
4. Devolver toda la documentación aportada por la organización para el desarrollo de la auditoría, incluidas copias de registros, procedimientos, etc.
5. Exposición de la naturaleza de cada desviación, explicando las consecuencias que tiene o puede tener y evaluando su gravedad dentro del sistema de prevención auditado.
6. Grado de cumplimiento de los objetivos de auditoría.
7. Grado de participación y colaboración.
8. Valoración sobre la Integración de la prevención en el sistema general de gestión.
9. Lectura y explicación detallada de las desviaciones detectadas.
10. Oportunidades de mejora y puntos fuertes.
11. Revisión del cumplimiento del plan de auditoría.
12. Visión global de la auditoría.
Preparación, aprobación y distribución del informe de la auditoría
Preparación del informe de la auditoría

El auditor jefe es el responsable de la preparación y del contenido del informe de auditoría.
El informe de la auditoría ha de ser preciso, conciso, claro y directo, apoyadas en las evidencias y hallazgos de auditoría, definiendo con claridad las deficiencias detectadas, pero sin señalar como resolverlas. Uno de los factores claves para una adecuada
redacción del informe de auditoría reside en la redacción de las no conformidades.Además, el informe debe proporcionar un registro completo de la auditoría y deberá incluir lo siguiente:
1. Identificación de la persona o entidad auditora y del equipo auditor.
2. Identificación de la empresa auditada.
3. Objeto y alcance de la auditoría: a. Objetivos de la auditoría. b. Intervalo de tiempo cubierto.
4. Fecha de emisión del informe de auditoría.

5. Documentación que ha servido de base a la auditoría, incluida la información recibida de los representantes de los trabajadores, que se incorporará al informe.
6. Descripción sintetizada de la metodología empleada para realizar la auditoría y, en su caso, identificación de las normas técnicas utilizadas: criterios de auditoría.
7. Descripción de los distintos elementos auditados y resultado de la auditoría en relación con cada uno de ellos:
a. Identificación de las unidades de la organización, de las unidades funcionales o los procesos auditados.
b. Las fechas y los lugares donde se realizaron las actividades de auditoría in situ.
c. Los hallazgos de la auditoría.
8. Conclusiones sobre la eficacia del sistema de prevención y sobre el cumplimiento por el empresario de las obligaciones establecidas en la normativa de prevención de riesgos laborales.
9. Firma del responsable de la persona o entidad auditora.
Además, el informe de la auditoría también puede incluir o hacer referencia a lo siguiente, según sea apropiado:
1. El plan de auditoría.
2. Una lista de representantes del auditado que han participado en el proceso de auditoría.
3. Un resumen del proceso de auditoría, incluyendo la incertidumbre y/o cualquier obstáculo encontrado que pudiera disminuir la confianza en las conclusiones de la auditoría.
4. La confirmación de que se han cumplido los objetivos de la auditoría dentro del alcance la auditoría, de acuerdo con el plan de auditoría.
5. Las áreas no cubiertas, aunque se encuentren dentro del alcance de la auditoría.
6. Las opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el auditado.
7. Las recomendaciones para la mejora, si se especificó en los objetivos de la auditoría.
8. Los planes de acción del seguimiento acordados, si los hubiera.
9. Una declaración sobre la naturaleza confidencial de los contenidos .
10. La lista de distribución del informe de la auditoría.
Aprobación y distribución del informe de la auditoría
El informe de la auditoría constituye el producto final de esta y como tal recoge los resultados de la misma. Debe emitirse en el período de tiempo acordado con el cliente. Si esto no es posible, se le debe comunicar las razones del retraso y acordar una nueva
fecha de emisión.

El informe de la auditoría ha de estar fechado, revisado, aprobado y firmado por el auditor jefe, tras lo cual ha de distribuirse a los receptores designados por el cliente de la auditoría.
El informe de la auditoría es propiedad del cliente de la auditoría. Los miembros del equipo auditor y todos los receptores del informe deberían respetar y mantener la debida confidencialidad sobre el informe.
El contenido del informe de auditoría deberá reflejar fielmente la realidad verificada en la empresa, estando prohibido toda alteración o falseamiento del mismo.
La empresa deberá conservar el informe de auditoría reglamentaria del sistema de gestión de la prevención de riesgos laborales a disposición de la autoridad laboral competente y de los representantes de los trabajadores. Esto supone que deberá garantizarse la conservación del mismo, al menos, hasta la próxima auditoría.
Pasos a dar tras el cierre de la auditoría
El proceso finaliza con el informe de auditoría. A partir de este punto la empresa auditada adoptará las medidas necesarias para subsanar aquellas deficiencias que los resultados de la auditoría hayan puesto de manifiesto y que supongan incumplimientos de la normativa sobre prevención de riesgos laborales. Estas medidas, forman parte de la planificación de la actividad preventiva de las empresas.

Ibermutuamur

Documentación de prevención de riesgos laborales elaborada por Ibermutuamur Corporación mutua


 

 
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