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El resultado del trabajo del auditor debe documentarse y tiene su culminación en la emisión del informe de auditoría, en el que se expresa el dictamen sobre el sistema revisado. En cualquier caso, el informe no es un fi n en sí mismo, por lo que su calidad no depende de su maquetación y diseño grafi co, sino de su contenido.
Finalizadas las fases anteriores, el equipo auditor, tras un detallado examen de los datos
recogidos y utilizando las listas de comprobación cumplimentadas, preparará el informe de la auditoría que deberá ser fi rmado por todo el equipo.
Con respecto al contenido del mismo, éste debe ser claro, breve y de esmerada redacción
y contendrá como mínimo, la siguiente estructura:
• Descripción de los objetivos de la auditoría.
• Identifi cación del cliente de la auditoría.
• Alcance de la misma donde se indiquen las instalaciones y centros que han sido auditados, la metodología utilizada y fecha de realización.
• Identifi cación del equipo auditor.
• Los criterios de la auditoría.
• Relación de nombres y puestos de las personas entrevistadas.
• Aspectos positivos del sistema encontrados.
• Informe de desviaciones o no conformidades.
• Otras observaciones donde se incluyan propuestas de mejora.
• Conclusiones de la auditoría.
• Firmas del equipo auditor.
En ocasiones, también pueden incluirse o hacer referencia a los siguientes aspectos:
• El plan de auditoría.
• Un resumen del proceso de realización de la auditoría.
• Las opiniones divergentes sin resolver entre el auditor y el auditado en la reunión de
cierre.
• Los planes de acción del seguimiento que se hayan acordado.
• Una declaración sobre la naturaleza confi dencial de los contenidos.
• La lista de distribución del informe de auditoría.
Como aspecto a evitar en la redacción del informe de auditoría, se prestará especial atención a no incluir opiniones personales que no estén basadas en hechos probados. Sin embargo, el auditor puede y debe utilizar el informe para emitir sus opiniones, siempre que lo haga de forma constructiva y dejando claro su carácter subjetivo.
Todos los registros considerados en la auditoría junto con el informe fi nal, deberán ser archivados y custodiados una vez fi rmados y fechados, generalmente por el auditor jefe, durante un periodo de al menos cinco años, dado que pueden ser utilizados en auditorías de seguimiento en años posteriores o ser solicitados por la empresa auditada por extravío del suyo.

LAS NO CONFORMIDADES

El enfoque de cualquier auditoría de sistemas de gestión es determinar que se han implantado efi cazmente y que son conformes con los requisitos legales y normativos en los que se sustentan. Por lo tanto, el énfasis de una auditoría debe ser verifi car la conformidad y no solamente documentar las no conformidades.
Una “no conformidad” es la evidencia del incumplimiento de un requisito y debe ser siempre documentada con sufi ciente detalle para que la organización pueda identifi car exactamente lo que el auditor ha encontrado y conduzca al análisis de sus causas y a la determinación de acciones correctivas.
En muchos informes de auditorías se suelen clasifi car las No Conformidades en “mayores”
y “menores”, dependiendo de si la falta o ausencia del requisito pueda derivar en una situación de riesgo grave o en una mala praxis preventiva, aunque hay que reconocer el alto grado de subjetividad que supone clasifi car de esta manera.
Otras veces, las no conformidades son catalogadas como hallazgos críticos y no críticos,
o con clasificaciones como “oportunidades de mejora”, “observaciones” o “recomendaciones”.
En cualquier caso, es muy importante considerar que una mala utilización de las califi caciones puede derivar en que la organización las minusvalore y dé una baja prioridad a la adopción de acciones correctivas.
Como anexo al informe y dependiendo del tipo de auditoría (la de Certifi cación o la Legal)
se suele dar un tratamiento especifi co a cada una de las No Conformidades, realizando un
informe individualizado al objeto de describirla, establecer las acciones correctoras a realizar para su eliminación y la posterior confi rmación de ésta una vez corregida, en caso de existir una labor de seguimiento.
En todo caso, una No Conformidad bien documentada debería tener tres partes:
• La evidencia de la auditoría.
• El requisito.
• La declaración de No Conformidad.

En la declaración de No Conformidad debe incluirse al menos, la descripción por parte
del auditor de la misma con referencia al incumplimiento del requisito, la acción correctora
propuesta por el auditado y la verifi cación de cierre de la acción correctora, además de la referencia y las fi rmas correspondientes.
El cierre de las No Conformidades requiere una labor de seguimiento del auditor sobre el
auditado que puede durar varios meses, dependiendo del tiempo previsto para la implantación de las acciones correctoras por lo que, en muchos casos, será necesario volver a la empresa para su verifi cación.


Ibermutuamur

Documentación de prevención de riesgos laborales elaborada por Ibermutuamur Corporación mutua


 

 
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